Mietverwaltung mit Excel oder mit Software?
Viele private Vermieter verwalten ihre Wohnungen mit Excel, LibreOffice oder Google Tabellen: eine Zeile je Miete, ein Blatt je Jahr. Für eine Wohnung reicht das oft. Mit jedem Mieterwechsel, jeder Heizkostenabrechnung und jedem weiteren Objekt wächst der Aufwand, und manche Fehler fallen erst auf, wenn ein Mieter nachrechnet.
Stand: 25.10.2026 · Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung.
Was für eine Tabelle spricht
- Sie kostet wenig oder nichts: LibreOffice Calc und Google Tabellen sind kostenlos, Excel gibt es einzeln oder im Microsoft-365-Abo.
- Du bestimmst Aufbau und Spalten und musst kein neues Programm lernen.
- Eine Datei auf deinem Rechner gehört dir. Kein Anbieter kann Preise erhöhen, Funktionen streichen oder den Dienst einstellen.
- Du kannst sie leicht ausdrucken oder deinem Steuerberater schicken.
Wo eine Tabelle an Grenzen stößt
- Verteilen auf den Cent: Rundest du jeden Anteil für sich, stimmt die Summe oft nicht mehr. Eine Abrechnung muss die Gesamtkosten aber genau verteilen.
- Zeiträume: Mieterwechsel, Leerstand und geänderte Flächen brauchen eine Rechnung nach Tagen, für jede Kostenart.
- Heizkosten: Verbrauchsanteil, Warmwasser nach § 9 HeizkostenV und die CO₂-Stufen sind in einer Tabelle viel Formelarbeit.
- Formeln brechen leise: Eine verschobene Zeile oder ein überschriebener Wert fällt niemandem auf.
- Fristen erinnern nicht: Abrechnungsfrist, Wartefristen für eine Mieterhöhung oder den Tausch eines Zählers führst du selbst im Kalender.
- Belege liegen getrennt: Rechnung, Zahlung und Tabellenzeile verbindest du von Hand.
- Mehrere Personen: Arbeitet ihr zu zweit an derselben Datei, entstehen schnell zwei Versionen, und keiner weiß, welche gilt.
- Datenschutz: Namen, Kontodaten und Selbstauskünfte deiner Mieter liegen in einer Datei. Schütze sie mit Passwort und Sicherungskopie; bei Google Tabellen liegen sie auf den Servern von Google.
Beispiel: ein Mieterwechsel mit Leerstand
Grundsteuer 1.200,00 € für ein Haus mit drei Wohnungen (60, 40 und 100 m²), Abrechnungsjahr 2025. In Wohnung 2 zieht der Mieter Ende März aus, im April steht sie leer, ab Mai wohnt ein neuer Mieter darin. Jeder Teil bekommt Fläche mal Tage; den Anteil des Leerstands trägst du.
| Teil | m² × Tage | Jede Zelle gerundet | Größter Rest |
|---|---|---|---|
| Wohnung 1, Mieter | 60 × 365 | 360,00 € | 360,00 € |
| Wohnung 2, Mieter bis 31.03. | 40 × 90 | 59,18 € | 59,18 € |
| Wohnung 2, Leerstand April | 40 × 30 | 19,73 € | 19,73 € |
| Wohnung 2, Mieter ab 01.05. | 40 × 245 | 161,10 € | 161,09 € |
| Wohnung 3, Mieter | 100 × 365 | 600,00 € | 600,00 € |
| Summe | 1.200,01 € | 1.200,00 € |
In der Tabelle verteilst du 1.200,01 €: einen Cent zu viel, weil jede Zelle für sich gerundet wird. Sauber ist es, je Kostenart nur einmal zu runden und Restcents an die größten Rundungsreste zu geben; dann ergeben die Anteile genau 1.200,00 €. Bei zwanzig Kostenarten und mehreren Mieterwechseln summieren sich solche Abweichungen, und dein Mieter kann sie beanstanden.
In einer Tabelle lässt sich das nachbauen, mit einer Hilfsspalte für die Rundungsreste je Kostenart. Prüfe am Ende jeder Abrechnung, ob die Summe der Anteile die Gesamtkosten ergibt.
Wenn du bei der Tabelle bleibst
- Ein Blatt je Objekt und Jahr, die Kostenarten als Zeilen mit ihrer Nummer aus § 2 BetrKV.
- Spalten für Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Betrag und eine Belegnummer, die auch auf der Rechnung steht.
- Flächen, Personen und Mietzeiten in eigenen Zellen, nie als Zahl in eine Formel getippt.
- Eine Prüfzeile je Kostenart: Summe der Anteile minus Gesamtkosten muss null ergeben.
- Nach jeder Abrechnung eine Sicherungskopie an einem zweiten Ort, und ein Passwort für die Datei.
Tabelle und Software im Überblick
| Punkt | Tabelle | Vermieter-Software |
|---|---|---|
| Kosten | 0 € bis Office-Abo | kostenlose Tarife bis Abo |
| Einstieg | sofort | Objekte und Mieter anlegen |
| Verteilung auf den Cent | selbst bauen | eingebaut |
| Mieterwechsel, Leerstand | Formeln je Fall | nach Tagen |
| Heizkosten, CO₂ | viel Formelarbeit | je nach Produkt |
| Fristen | eigener Kalender | Hinweise im Programm |
| Belege | eigener Ordner | an der Buchung |
| Kontoauszug | abtippen oder einfügen | Import oder Bankanbindung |
| Daten | bei dir | beim Anbieter, mit Export |
| Abhängigkeit | keine | Preise des Anbieters |
Software nimmt dir Rechenwege und Fristen ab, kostet aber Einarbeitung, und deine Daten liegen beim Anbieter. Prüfe vorher, wie du sie wieder herausbekommst.
Wann eine Tabelle reicht
- Eine oder zwei Wohnungen, langjährige Mieter, wenige Kostenarten.
- Heizung und Warmwasser rechnet ein Messdienst ab, oder jede Wohnung hat eine eigene Therme.
- Du arbeitest gern mit Formeln und prüfst jede Abrechnung ein zweites Mal.
- Ihr habt eine Betriebskostenpauschale vereinbart; dann rechnest du gar nicht ab.
Wann sich Software lohnt
- Mehrere Wohnungen oder Häuser, Mieterwechsel und Leerstand.
- Eine Zentralheizung, die du selbst nach HeizkostenV und CO₂-Stufen abrechnest.
- Eigentumswohnungen, deren Hausgeldabrechnung du in eine Nebenkostenabrechnung übersetzen musst.
- Eine Anlage V mit teilweiser Selbstnutzung oder verbilligter Vermietung.
- Du willst Belege, Zahlungen und Abrechnung an einem Ort, mit Rechenweg für jeden Betrag.
Kostenlose Möglichkeiten
Auch Software muss nichts kosten. Einige Anbieter haben dauerhaft kostenlose Tarife mit Grenzen: objego (Basics kostenlos und ohne Zeitlimit, ohne Nebenkostenabrechnung; Stand 24.10.2026) und Halveo (kostenlos für eine Wohnung; Stand 24.10.2026), jeweils laut den Seiten der Anbieter.
Bei Immokeks kosten alle Verwaltungsfunktionen 0 €, ohne Testphase und ohne Staffel nach Einheiten. Kosten entstehen nur bei Dritten: für dein KI-Abo bei deinem KI-Anbieter, falls du einen Agenten nutzt (die Web-App funktioniert auch ohne). Briefversand per Post ist geplant und kostet dann höchstens, was der Postdienstleister berechnet.
Prüfe bei jedem Angebot: Was ist im kostenlosen Tarif enthalten, wie kommst du an deine Daten, und wo stehen die Server?
Von der Tabelle umsteigen
- Steig zum Beginn eines Abrechnungsjahres um; das alte Jahr rechnest du noch mit der Tabelle ab.
- Behalte die Tabelle als Archiv, zusammen mit den Belegen.
- In Immokeks legt dein KI-Agent Objekte, Einheiten, Mieter und Mietverträge aus deiner Tabelle an. Einen Import-Knopf für Tabellen gibt es nicht.
- Ohne Agent tippst du die Stammdaten in der Web-App ein. Kontoauszüge importierst du als CSV- oder camt.053-Datei.
- Was Immokeks nicht hat: keine Verbindung zu deinem Bankkonto, keine App fürs Handy, keinen DATEV-Export. Die Nebenkostenabrechnung ist in der Beta.
So hilft Immokeks
Immokeks bucht Belege und Mieteingänge und verteilt die Nebenkosten auf den Cent, mit Rechenweg für jeden Betrag. Das Eintragen übernimmt dein Agent, auch aus deiner bisherigen Tabelle.