Vertrag zur Auftrags­verarbeitung (AVV)

1. Gegenstand und Dauer

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in deinem Auftrag, um dir Immokeks bereitzustellen: Speichern, Anzeigen, Berechnen, Erzeugen von Dokumenten, Versand von Mails und Links in deinem Namen und die Bereitstellung an KI-Apps, die du selbst verbindest. Der Vertrag gilt, solange dein Konto besteht, und danach, bis die Daten gelöscht oder zurückgegeben sind.

2. Art der Daten und betroffene Personen

• Betroffene: Mieter und Mitbewohner, Bewerber und Mitbewerber, Bürgen, Eigentümer und Miteigentümer, Handwerker, Dienstleister und andere Kontakte.
• Daten: Namen, Anschriften, Kontaktdaten, Vertrags- und Mietdaten, Zahlungen und Bankverbindungen, Verbrauchs- und Zählerwerte, Abrechnungen, Schriftverkehr, Dokumente und Fotos, Unterschriften, Angaben der Mieterselbstauskunft einschließlich Einkommen und Nachweisen, sowie technische Nachweise zu Links (Zeitpunkt, IP-Adresse, Browserkennung).

3. Deine Weisungen

Wir verarbeiten die Daten nur nach deinen Weisungen. Deine Weisungen sind die Nutzung von Immokeks im Web, über die Schnittstellen und über die KI-Apps, die du verbindest, sowie Weisungen per E-Mail an hallo@immokeks.de. Halten wir eine Weisung für rechtswidrig, sagen wir es dir. Eine Pflicht zur Verarbeitung nach Unionsrecht oder deutschem Recht teilen wir dir vorher mit, soweit das Recht es erlaubt.

4. Vertraulichkeit und Sicherheit

Wer bei uns Zugriff auf die Daten hat, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet. Wir treffen die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO (Abschnitt 10) und passen sie dem Stand der Technik an, ohne das Schutzniveau zu senken.

5. Unterauftragsverarbeiter

Du erlaubst uns, die folgenden Unterauftragsverarbeiter einzusetzen. Mit jedem besteht ein Vertrag mit Pflichten wie in diesem AVV. Einen neuen oder anderen kündigen wir dir mindestens vier Wochen vorher per E-Mail an; du kannst aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen und, wenn wir keine Lösung finden, den Vertrag beenden.

Keine Unterauftragsverarbeiter sind die Anbieter der KI-Apps, die du selbst mit Immokeks verbindest (zum Beispiel OpenAI oder Anthropic): Was dein Agent abruft, übermittelst du in deiner eigenen Verantwortung an diesen Anbieter, nach dessen Bedingungen. Der Datensparmodus (Pseudonyme statt Namen, keine Kontaktdaten) hilft dir, das gering zu halten. Dasselbe gilt für Dienste, bei denen du ein eigenes Konto verbindest.

6. Rechte der Betroffenen

Wir unterstützen dich, Anfragen von Betroffenen zu beantworten (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch). Vieles erledigst du selbst in Immokeks, etwa mit dem Export oder dem Löschen und Anonymisieren von Personen. Wendet sich ein Betroffener an uns, leiten wir die Anfrage an dich weiter.

7. Datenschutzverletzungen und weitere Unterstützung

Eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten melden wir dir unverzüglich, nachdem sie uns bekannt wird, mit den Angaben, die du für eine Meldung nach Art. 33 und 34 DSGVO brauchst. Wir unterstützen dich bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei Anfragen der Aufsichtsbehörde, soweit es unsere Verarbeitung betrifft.

8. Ende des Vertrags

Endet der Vertrag, kannst du deine Daten vorher vollständig exportieren. Danach löschen wir sie, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht; das Änderungsprotokoll bewahren wir aus den in der Datenschutzerklärung genannten Gründen bis zu zehn Jahre auf. Sicherungskopien laufen mit ihrer üblichen Frist aus.

9. Nachweise und Kontrollen

Wir stellen dir auf Anfrage die Informationen zur Verfügung, die du brauchst, um die Einhaltung dieses Vertrags nachzuweisen, und ermöglichen Überprüfungen durch dich oder einen von dir beauftragten Prüfer nach Absprache, mit angemessener Vorankündigung und ohne Zugriff auf Daten anderer Nutzer.

10. Technische und organisatorische Maßnahmen

• Verschlüsselung: alle Verbindungen per TLS; Daten und Dateien verschlüsselt bei den Dienstleistern gespeichert; Dateien nur über kurzlebige, geprüfte Links.
• Trennung: jedes Konto strikt getrennt, auch auf Datenbankebene (Row Level Security); Zugriff nur nach Anmeldung und mit den Rechten der jeweiligen Rolle.
• Zugänge für KI-Apps und Schnittstellen: nur mit deiner Zustimmung, mit gewählten Rechten, Laufzeit und Widerruf; Datensparmodus von Anfang an an; rechtlich wirksame Schritte nur nach deiner Freigabe in Immokeks.
• Nachvollziehbarkeit: Änderungsprotokoll für Buchungen, Abrechnungen, Versand, Freigaben und Aufrufe über die Schnittstellen.
• Verfügbarkeit: tägliche Sicherungen beim Datenbankanbieter; Begrenzungen gegen Missbrauch und Überlast.
• Links an Mieter und Bewerber: nur mit Code an die hinterlegte Adresse, zeitlich begrenzt, jederzeit widerrufbar.

11. Sonstiges

Bei Widersprüchen geht dieser Vertrag den Nutzungsbedingungen vor, soweit es um den Schutz personenbezogener Daten geht. Änderungen teilen wir dir wie Änderungen der Nutzungsbedingungen mit. Eine unterschriebene Fassung schicken wir dir auf Anfrage.