Nebenkostenabrechnung erstellen
Hast du mit deinem Mieter Vorauszahlungen auf die Betriebskosten vereinbart, rechnest du einmal im Jahr darüber ab (§ 556 Abs. 3 BGB). Die Abrechnung muss für den Mieter nachvollziehbar sein und rechtzeitig ankommen, sonst kannst du eine Nachzahlung nicht mehr verlangen.
Stand: 24.10.2026 · Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung.
Was du umlegen darfst
- Nur Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind (§ 556 Abs. 1 BGB). Ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung genügt. „Sonstige Betriebskosten“ (§ 2 Nr. 17 BetrKV), etwa die Wartung von Rauchmeldern, musst du einzeln benennen.
- Welche Kosten Betriebskosten sein können, steht abschließend in § 2 BetrKV: von der Grundsteuer (Nr. 1) über Wasser, Entwässerung, Heizung, Aufzug, Müll, Reinigung, Garten, Allgemeinstrom, Schornsteinfeger, Versicherungen und Hauswart bis zu den sonstigen Betriebskosten (Nr. 17).
- Nicht umlegen darfst du Verwaltungskosten sowie Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Auch Bankgebühren und bei einer Eigentumswohnung die Zuführung zur Erhaltungsrücklage bleiben bei dir.
- Die Kosten eines Kabelanschlusses für das Fernsehen darfst du seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr über die Betriebskosten abrechnen.
- Umlegen darfst du nur Kosten in angemessener Höhe: Es gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit (§ 556 Abs. 3 S. 1 BGB).
Nach welchem Schlüssel du verteilst
Habt ihr nichts anderes vereinbart, verteilst du nach dem Anteil der Wohnfläche. Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, etwa Wasser mit Wohnungszählern, verteilst du nach Verbrauch (§ 556a Abs. 1 BGB). Andere Schlüssel wie Personen, Wohneinheiten oder Miteigentumsanteile brauchen eine Vereinbarung.
- Leerstand trägst du: Die Kosten einer leeren Wohnung darfst du nicht auf die anderen Mieter verteilen.
- Zieht ein Mieter im Lauf des Jahres aus, teilst du seinen Anteil nach Tagen auf.
- Kosten, die nur eine Wohnung betreffen, ordnest du direkt dieser Wohnung zu.
Heizkosten und CO₂-Kosten
- Bei einer Zentralheizung verteilst du 50 bis 70 % der Kosten nach Verbrauch und den Rest nach Wohn- oder Nutzfläche (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Für zentrales Warmwasser gilt dasselbe (§ 8 HeizkostenV).
- Erzeugt eine Anlage Heizung und Warmwasser zusammen, trennst du die Kosten zuerst nach § 9 HeizkostenV, in der Regel mit einem Wärmezähler.
- Rechnest du nicht nach Verbrauch ab, darf der Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).
- Sind fernablesbare Geräte eingebaut, bekommen deine Mieter jeden Monat eine Verbrauchsinformation (§ 6a HeizkostenV); das übernimmt meist der Messdienst.
- Zähler und Heizkostenverteiler, die sich nicht aus der Ferne ablesen lassen, müssen bis zum 31.12.2026 nachgerüstet oder ersetzt werden.
- CO₂-Kosten für Öl, Gas oder Fernwärme teilst du für Abrechnungszeiträume ab dem 1. Januar 2023 nach dem Stufenmodell des Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetzes (CO2KostAufG): Je mehr CO₂ das Gebäude je m² Wohnfläche und Jahr ausstößt, desto größer ist dein Anteil.
- Fehlt die CO₂-Aufteilung in der Abrechnung, darf der Mieter seinen Anteil an den Heizkosten um 3 % kürzen (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG).
| kg CO₂ je m² und Jahr | Anteil Vermieter | Anteil Mieter |
|---|---|---|
| unter 12 kg | 0 % | 100 % |
| 12 bis unter 17 kg | 10 % | 90 % |
| 17 bis unter 22 kg | 20 % | 80 % |
| 22 bis unter 27 kg | 30 % | 70 % |
| 27 bis unter 32 kg | 40 % | 60 % |
| 32 bis unter 37 kg | 50 % | 50 % |
| 37 bis unter 42 kg | 60 % | 40 % |
| 42 bis unter 47 kg | 70 % | 30 % |
| 47 bis unter 52 kg | 80 % | 20 % |
| ab 52 kg | 95 % | 5 % |
Was in der Abrechnung stehen muss
Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs braucht jede Abrechnung diese Mindestangaben:
- den Abrechnungszeitraum, höchstens zwölf Monate;
- die Gesamtkosten je Kostenart;
- den Umlageschlüssel, wo nötig mit einer kurzen Erklärung;
- die Berechnung des Anteils deines Mieters;
- die Vorauszahlungen, die er tatsächlich gezahlt hat, und das Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben.
Fehlt eine Mindestangabe, ist die Abrechnung formell unwirksam. Ein inhaltlicher Fehler, etwa ein falscher Betrag, macht sie nicht unwirksam; du kannst ihn korrigieren, nach Ablauf der Frist aber nicht mehr zu deinen Gunsten.
Dein Mieter darf die Belege einsehen (§ 259 BGB). Viele Mieter brauchen außerdem die Anteile für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen für ihre Steuererklärung (§ 35a EStG).
Die Frist: zwölf Monate
Die Abrechnung muss deinem Mieter spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, für das Kalenderjahr 2025 also bis zum 31.12.2026. Entscheidend ist der Zugang, nicht das Absenden, und beweisen musst du ihn.
Kommt die Abrechnung später an, kannst du keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 S. 2 und 3 BGB). Ein Guthaben zahlst du trotzdem aus. Einwände muss dein Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang erheben (§ 556 Abs. 3 S. 5 und 6 BGB).
Beispiel: drei Wohnungen, Abrechnungsjahr 2025
Ein Haus mit drei Wohnungen (55, 72 und 93 m², zusammen 220 m²). Die kalten Betriebskosten verteilst du nach Wohnfläche. Jede Kostenart wird einzeln verteilt und auf den Cent gerundet; ein Restcent geht an die Wohnung mit dem größten Rundungsrest. So ergeben die Anteile wieder genau die Gesamtkosten.
| Kostenart | Gesamt | Wohnung 1 (55 m²) | Wohnung 2 (72 m²) | Wohnung 3 (93 m²) |
|---|---|---|---|---|
| Grundsteuer (Nr. 1) | 612,40 € | 153,10 € | 200,42 € | 258,88 € |
| Müllbeseitigung (Nr. 8) | 486,00 € | 121,50 € | 159,05 € | 205,45 € |
| Gebäudeversicherung (Nr. 13) | 1.123,80 € | 280,95 € | 367,79 € | 475,06 € |
| Allgemeinstrom (Nr. 11) | 214,60 € | 53,65 € | 70,23 € | 90,72 € |
| Hauswart (Nr. 14) | 1.020,00 € | 255,00 € | 333,82 € | 431,18 € |
| Summe | 3.456,80 € | 864,20 € | 1.131,31 € | 1.461,29 € |
Dazu kommen die Heizkosten der Gaszentralheizung (Warmwasser kommt aus Durchlauferhitzern in den Wohnungen): 4.800,00 €. Du verteilst 70 % (3.360,00 €) nach den Einheiten der Heizkostenverteiler und 30 % (1.440,00 €) nach Wohnfläche. Wohnung 2 hat 2.400 von 8.000 Einheiten: 1.008,00 €. Ihr Flächenanteil: 471,27 €. Zusammen 1.479,27 €.
Das Haus hat laut Gasrechnung 6.380 kg CO₂ ausgestoßen, also 29,0 kg je m²: Du trägst 40 %. Die CO₂-Kosten auf der Rechnung: 350,90 €. Auf Wohnung 2 entfallen davon 108,14 €, im Verhältnis ihrer Heizkosten; 40 % davon, also 43,26 €, ziehst du ihr ab.
Das Ergebnis für Wohnung 2
| Posten | Betrag |
|---|---|
| Kalte Betriebskosten | 1.131,31 € |
| Heizkosten | 1.479,27 € |
| Abzug CO₂-Anteil des Vermieters | − 43,26 € |
| Kosten Wohnung 2 | 2.567,32 € |
| Vorauszahlungen (12 × 205,00 €) | − 2.460,00 € |
| Nachzahlung | 107,32 € |
Nach der Abrechnung darfst du die Vorauszahlungen per Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Maßstab ist die letzte Abrechnung: 2.567,32 € geteilt durch zwölf, gerundet 214,00 € im Monat statt 205,00 €. Einen pauschalen Sicherheitszuschlag erlaubt der Bundesgerichtshof nicht (BGH, VIII ZR 294/10).
Vermietete Eigentumswohnung
Grundlage ist die Jahresabrechnung der WEG-Verwaltung (Hausgeldabrechnung). Übernimm daraus nur die umlagefähigen Positionen mit dem Anteil deiner Wohnung. Erhaltungsrücklage, Instandhaltung und Verwaltervergütung bleiben bei dir. Die Grundsteuer kommt nicht von der WEG, sondern aus deinem eigenen Bescheid; sie gehört trotzdem in die Abrechnung.
So hilft Immokeks
Immokeks verteilt nach BetrKV, HeizkostenV und CO2KostAufG auf den Cent, prüft Frist und Vorjahr und erstellt das PDF je Mieter. Dein Agent bereitet die Abrechnung vor, du gibst sie frei.
Quellen
- § 556 BGB (Vereinbarungen über Betriebskosten) (öffnet in neuem Tab)
- § 556a BGB (Abrechnungsmaßstab) (öffnet in neuem Tab)
- § 560 BGB (Veränderungen von Betriebskosten) (öffnet in neuem Tab)
- § 259 BGB (Umfang der Rechenschaftspflicht) (öffnet in neuem Tab)
- § 1 BetrKV (Betriebskosten) (öffnet in neuem Tab)
- § 2 BetrKV (Aufstellung der Betriebskosten) (öffnet in neuem Tab)
- § 5 HeizkostenV (Ausstattung zur Verbrauchserfassung) (öffnet in neuem Tab)
- § 6a HeizkostenV (Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen) (öffnet in neuem Tab)
- § 7 HeizkostenV (Verteilung der Kosten der Heizung) (öffnet in neuem Tab)
- § 8 HeizkostenV (Verteilung der Kosten des Warmwassers) (öffnet in neuem Tab)
- § 9 HeizkostenV (Verbundene Anlagen) (öffnet in neuem Tab)
- § 12 HeizkostenV (Kürzungsrecht) (öffnet in neuem Tab)
- CO2KostAufG (Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz) (öffnet in neuem Tab)
- § 35a EStG (haushaltsnahe Dienstleistungen) (öffnet in neuem Tab)