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Immokeks

Funktion

Belege und Miet­eingänge buchen lassen

Dein Agent liest die Rechnung und schlägt Objekt, Kostenart und Umlage vor; Immokeks prüft die Werte und bucht. Mieteingänge kommen per Kontoauszug-Datei und werden den Mietverträgen zugeordnet.

Preis
0 €1
Rechnungen
PDF, Foto, XRechnung, ZUGFeRD
Kontoauszug
CSV oder camt.053
Je Rechnungszeile
Objekt, Kostenart, umlagefähig, Steuer
Bankzugriff
keiner, nur Dateien

So macht es dein Agent

Beispiele mit Demodaten. Du schreibst in normalen Sätzen; dein Agent ruft dafür die Funktionen von Immokeks auf, typischerweise diese.

  • Du

    „Hier ist die Rechnung vom Schornsteinfeger. Buch sie auf die Musterstraße 12, umlagefähig.“

    Agent

    upload_invoicesubmit_invoice_readingset_invoice_allocations

    Gelesen und gebucht: 86,40 €, Schornsteinreinigung (§ 2 Nr. 12 BetrKV), umlagefähig. Die Rechnung liegt in den Dokumenten der Immobilie.

  • Du

    „Lies die neuen Rechnungen in Immokeks und ordne sie zu.“

    Agent

    list_invoicesget_document_contentsubmit_invoice_readingset_invoice_allocations

    Drei Rechnungen gelesen, zwei zugeordnet und gebucht. Bei der dritten weicht die IBAN von der bekannten des Lieferanten ab; sie bleibt zur Prüfung offen.

  • Du

    „Hier ist der Kontoauszug von Oktober als CSV. Ordne die Mieten zu.“

    Agent

    import_bank_filelist_bankmatch_bank_transaction

    42 Umsätze importiert, keiner doppelt. Fünf Mieten den Mietverträgen zugeordnet; eine Zahlung ohne passenden Mietvertrag bleibt offen.

  • Du

    „Wer ist mit der Miete im Rückstand, und welche Mahnung ist dran?“

    Agent

    get_arrearsget_dunning_proposalscreate_letter

    Wohnung 2: 720,00 € offen seit dem 03.10. Nächster Schritt: Zahlungserinnerung mit 10 Tagen Frist, als PDF erstellt.

Agent verbinden: unterstützte KI-Apps, Einrichtung und Datenfluss

Von der Rechnung zur Buchung

  1. 01

    Hochladen

    PDF, Foto oder E-Rechnung, in der Web-App oder über deinen Agenten. Dieselbe Datei zweimal öffnet die vorhandene Rechnung.
  2. 02

    Lesen

    XRechnung und ZUGFeRD liest Immokeks exakt. Andere Belege liest dein Agent; Immokeks prüft Summen, Datum, Duplikate und eine geänderte IBAN.
  3. 03

    Zuordnen

    Je Zeile Objekt, Einheit, Betrag, Kostenart nach BetrKV, umlagefähig ja oder nein und die Steuerkategorie. Die Summe muss den Bruttobetrag ergeben.
  4. 04

    Buchen

    Gebuchte Rechnungen zählen in Nebenkostenabrechnung und Steuer. Die Zahlung verknüpfst du aus dem Kontoauszug.

Zwei Fragen je Rechnungszeile

Ob du eine Rechnung auf deine Mieter umlegen darfst und wie sie in der Steuer zählt, sind zwei getrennte Fragen. Immokeks speichert beides je Zeile. Beispiele:

Beispiele: Umlage und Steuerkategorie je Rechnung
RechnungUmlagefähig (BetrKV)Steuerkategorie
Schornsteinfegerja, § 2 Nr. 12Betriebskosten (umlegbar)
Gebäudeversicherungja, § 2 Nr. 13Betriebskosten (umlegbar)
Grundsteuerja, § 2 Nr. 1Betriebskosten (umlegbar)
Reparatur der Heizungnein, Instandhaltung (§ 1 Abs. 2 Nr. 2)Erhaltungsaufwand, auf Wunsch auf 2 bis 5 Jahre verteilt (§ 82b EStDV)
Kontoführung des Mietkontosnein, Verwaltung (§ 1 Abs. 2 Nr. 1)Verwaltungskosten, Porto, Kontoführung
Neue EinbaukücheneinBewegliches Wirtschaftsgut, über die AfA

Umlegen darfst du nur, was der Mietvertrag als Betriebskosten vorsieht (§ 556 Abs. 1 BGB). Kosten, die nichts mit der Vermietung zu tun haben, bekommen die Steuerkategorie „Privat / nicht relevant“ und zählen in der Steuer nicht.

Kontoauszug-Import

Kein Zugriff auf dein Bankkonto: Du exportierst den Auszug im Online-Banking und lädst ihn hoch, oder du gibst die Datei deinem Agenten.

  • camt.053 (XML) oder CSV, auch mit den Kopfzeilen der Sparkassen, Volksbanken, DKB und ING.
  • Ein zweites Mal importiert, fügt die Datei nichts doppelt hinzu.
  • Vorschläge mit Begründung: bekannte IBAN, Name im Verwendungszweck, passender Betrag, Fälligkeit.
  • Eingänge buchst du auf den Mietvertrag, Ausgänge verknüpfst du mit Rechnungen; den Rest blendest du aus.

Mieten und offene Posten

Aus jedem Mietvertrag entsteht monatlich die Sollstellung. Zahlungen gleichen sie im Mietkonto aus.

  • Rückstände je Mietvertrag mit dem ältesten offenen Monat.
  • Mahnstufen: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung, jede erst nach Ablauf der vorigen Frist (10, 10 und 7 Tage, änderbar).
  • Jedes Schreiben als PDF mit allen offenen Posten, deiner IBAN und dem Verwendungszweck.
  • Kaution je Mietvertrag mit Zahlungen, Zinsen, Einbehalt und Rückzahlung.

Was du freigibst

Diese Schritte führt Immokeks erst aus, wenn du sie in der Web-App freigibst (innerhalb von 30 Minuten nach der Anfrage deines Agenten). Ausnahme: ein Token mit „Vollzugriff ohne Freigabe“, den nur du als Kontoinhaber erstellen kannst; dann bekommst du nach jedem Schritt eine Hinweis-Mail.

  • Eine Rechnungsbuchung aufheben oder eine Rechnung löschen

    unbook_invoicedelete_invoice

  • Eine Buchung im Mietkonto stornieren oder eine Forderung abschreiben

    reverse_ledger_entrywrite_off_charge

  • Eine Zahlungserinnerung oder Mahnung per E-Mail versenden

    send_letter_by_email

Rechte und Freigaben im Detail

Was Immokeks nicht macht

  • Keine Verbindung zu deinem Bankkonto und keine Zahlungen: Umsätze kommen per Datei, Überweisungen machst du in deinem Online-Banking.
  • Keine eigene Texterkennung: Fotos und PDFs liest dein Agent, ohne Agent tippst du die Werte ab. E-Rechnungen liest Immokeks selbst.
  • Eine Sammelüberweisung für mehrere Rechnungen ordnet Immokeks noch nicht zu; eine Zahlung gehört zu höchstens einer Rechnung.
  • Kein DATEV-Export. Alle Daten bekommst du als ZIP-Export mit JSON und den Dateien.
  • Keine doppelte Buchführung und keine Bilanz: Einkünfte aus Vermietung sind der Überschuss der Einnahmen über die Werbungskosten (§ 2 Abs. 2 Nr. 2 EStG).

Häufige Fragen

Muss ich meinem Agenten jede Rechnung einzeln schicken?

Nein. Du lädst Rechnungen in der Web-App hoch, und dein Agent liest alle neuen auf einmal. E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD liest Immokeks selbst, ohne Agent.

Woher weiß Immokeks, ob eine Rechnung umlagefähig ist?

Jede Rechnungszeile bekommt eine Kostenart. Die 17 Kostenarten aus § 2 BetrKV darfst du umlegen, wenn der Mietvertrag es vorsieht; Verwaltung, Instandhaltung, Rücklagen und Bankgebühren nicht (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Dein Agent schlägt die Kostenart vor, beim nächsten Beleg desselben Lieferanten bietet Immokeks die letzte Aufteilung an.

Kann Immokeks auf mein Bankkonto zugreifen?

Nein. Du lädst den Kontoauszug als CSV oder camt.053 hoch, wie ihn dein Online-Banking ausgibt. Immokeks schlägt Zuordnungen mit Begründung vor, etwa die bekannte IBAN, den Namen im Verwendungszweck oder den passenden Betrag.

Was passiert mit doppelten Belegen?

Dieselbe Datei oder dieselbe Rechnungsnummer vom selben Lieferanten öffnet die vorhandene Rechnung, statt eine zweite anzulegen. Ein zweimal importierter Kontoauszug fügt keine Umsätze doppelt hinzu.

Fließen die Buchungen in die Steuer?

Ja. Gebuchte Rechnungen zählen mit dem Datum der verknüpften Zahlung in der Steuerübersicht und in den Zeilen der Anlage V. Größere Erhaltungsaufwendungen kannst du auf zwei bis fünf Jahre verteilen (§ 82b EStDV).

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