Funktion
Nebenkostenabrechnung erstellen, vorbereitet von deinem Agenten
Immokeks verteilt die gebuchten Kosten nach Umlageschlüsseln, die Heizkosten nach HeizkostenV und die CO₂-Kosten nach dem Stufenmodell, auf den Cent und mit Rechenweg für jeden Betrag. Du prüfst, gibst frei und versendest.
- Preis
- 0 €1
- Kostenarten
- § 2 BetrKV, Nr. 1 bis 17
- Heizkosten
- HeizkostenV §§ 7 bis 9
- CO₂-Kosten
- CO2KostAufG, ab Abrechnungsjahr 2023
- Ergebnis
- PDF je Mieter, Buchung im Mietkonto
So macht es dein Agent
Beispiele mit Demodaten. Du schreibst in normalen Sätzen; dein Agent ruft dafür die Funktionen von Immokeks auf, typischerweise diese.
Du
„Bereite die Nebenkostenabrechnung 2025 für die Musterstraße 12 vor.“
Agent
create_settlement_draftcalculate_settlementget_settlement_runEntwurf aus den gebuchten Rechnungen berechnet. Zwei Hinweise: Allgemeinstrom 24 % über dem Vorjahr, für Wohnung 3 fehlt der Zählerstand zum Auszug. Ergebnis: zwei Nachzahlungen, ein Guthaben.
Du
„Warum zahlt Wohnung 2 für Müll 159,05 €?“
Agent
explain_settlement_amountMüllbeseitigung 486,00 € nach Wohnfläche: 72 von 220 m² für 365 Tage, exakt 159,0545… €. Abgerundet 159,05 €; den Restcent bekommt Wohnung 3 mit dem größeren Rest.
Du
„Übernimm die Heizkostenabrechnung vom Messdienst aus diesem PDF.“
Agent
create_provider_statementget_document_contentsubmit_provider_readingDrei Nutzer gelesen, die Summen stimmen. Vorschlag: Nutzer 001 bis 003 zu den Wohnungen 1 bis 3. Nach der Prüfung ersetzen die Beträge je Nutzer die Heizkosten der Abrechnung.
Du
„Passe die Vorauszahlungen nach der Abrechnung an.“
Agent
get_prepayment_proposalscreate_letterVorschlag Wohnung 2: Vorauszahlungen von zusammen 205 € auf 214 € im Monat, getrennt nach Betriebs- und Heizkosten, ohne Sicherheitszuschlag. Das Schreiben an die Mieter liegt als PDF bereit.
Agent verbinden: unterstützte KI-Apps, Einrichtung und Datenfluss
Von der Rechnung zur Abrechnung
- 01
Entwurf
Positionen aus den gebuchten, umlagefähigen Rechnungen des Zeitraums, nach Leistungs- oder Zahlungsprinzip. Den Schlüssel je Kostenart schlägt die Immobilie vor. - 02
Berechnen
Verteilung je Mieter nach Tagen, Flächen, Personen oder Verbrauch. Die Prüfung meldet Lücken: Frist, nicht vereinbarte Kostenarten, fehlende Zählerstände, Sprünge zum Vorjahr. - 03
Prüfen und abschließen
Nach der Prüfung gibst du den Abschluss frei. Danach ist die Abrechnung eingefroren; eine Korrektur ist ein Storno und eine neue Abrechnung. - 04
Versenden
Ein PDF je Mieter, per E-Mail nach deiner Freigabe oder von dir selbst verschickt. Nachzahlung oder Guthaben stehen danach im Mietkonto.
Beispiel auf den Cent
Demodaten: ein Haus mit drei Wohnungen, Abrechnungsjahr 2025. Jede Kostenart wird mit exakten Brüchen verteilt und einmal auf Cent gerundet; ein Restcent geht an den größten Rest. Die Summe der Anteile ist immer der Gesamtbetrag.
| Kostenart | Gesamt | Wohnung 1 (55 m²) | Wohnung 2 (72 m²) | Wohnung 3 (93 m²) |
|---|---|---|---|---|
| Grundsteuer (Nr. 1) | 612,40 € | 153,10 € | 200,42 € | 258,88 € |
| Müllbeseitigung (Nr. 8) | 486,00 € | 121,50 € | 159,05 € | 205,45 € |
| Gebäudeversicherung (Nr. 13) | 1.123,80 € | 280,95 € | 367,79 € | 475,06 € |
| Allgemeinstrom (Nr. 11) | 214,60 € | 53,65 € | 70,23 € | 90,72 € |
| Hauswart (Nr. 14) | 1.020,00 € | 255,00 € | 333,82 € | 431,18 € |
| Summe | 3.456,80 € | 864,20 € | 1.131,31 € | 1.461,29 € |
| Posten | Betrag |
|---|---|
| Kalte Betriebskosten | 1.131,31 € |
| Heizkosten | 1.479,27 € |
| Abzug CO₂-Anteil des Vermieters | − 43,26 € |
| Kosten Wohnung 2 | 2.567,32 € |
| Vorauszahlungen (12 × 205,00 €) | − 2.460,00 € |
| Nachzahlung | 107,32 € |
Heizkosten 70 % nach Verbrauch und 30 % nach Wohnfläche, CO₂-Anteil des Vermieters nach Stufe 40 %. Den Rechenweg Schritt für Schritt zeigt der Ratgeber Nebenkostenabrechnung erstellen.
Umlageschlüssel nach BetrKV
Umlegen lassen sich nur die 17 Kostenarten aus § 2 BetrKV. Verwaltung, Instandhaltung, Rücklagen und Bankgebühren bekommen keinen Umlageschlüssel und bleiben bei dir (§ 1 Abs. 2 BetrKV).
- Wohnfläche (ohne Vereinbarung der gesetzliche Standard, § 556a Abs. 1 BGB)
- Nutzfläche oder beheizte Fläche
- Wohneinheiten
- Personen oder Personentage, Leerstand mit einstellbarer Personenzahl
- Verbrauch laut Zähler (bei erfasstem Verbrauch vorgeschrieben)
- Miteigentumsanteile (MEA)
- Eigene Anteile oder ein fester Betrag je Einheit
Abgleich mit dem Mietvertrag
Jeder Mietvertrag hat eine Umlagevereinbarung mit Datum. Wird der Vertrag in Immokeks unterschrieben, kommt sie aus der Betriebskosten-Klausel.
- Hinweis, wenn eine Kostenart umgelegt wird, die nicht vereinbart ist.
- „Sonstige Betriebskosten“ (Nr. 17) nur, wenn sie ausdrücklich vereinbart sind.
- Hinweis, wenn der Schlüssel der Immobilie vom vereinbarten abweicht.
- Kappungen je Kostenart und Jahr, tagesgenau anteilig; den Rest trägst du.
- Leerstand und Selbstnutzung trägt der Eigentümer.
Heizkosten nach HeizkostenV
- 50 bis 70 % nach Verbrauch, der Rest nach Wohn- oder Nutzfläche (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV); für Warmwasser ebenso (§ 8).
- Heizung und Warmwasser aus einer Anlage: Aufteilung nach § 9 HeizkostenV, mit Wärmezähler, nach Formel aus Wassermenge und Temperatur oder in Ausnahmefällen nach Fläche.
- Öl, Flüssiggas oder Pellets aus dem Tank: Verbrauch aus Anfangsbestand, Lieferungen und Endbestand, bewertet nach der Reihenfolge der Lieferungen.
- Zählerstände im PDF, Zwischenablesungen beim Mieterwechsel; fehlt eine, rechnet Immokeks nach Tagen und warnt.
Abrechnung vom Messdienst
Rechnet ein Messdienst ab (etwa ista, Techem, Brunata-Metrona, Minol, Kalo oder ein örtlicher Dienst), liest dein Agent Gesamtabrechnung und Nutzerliste. Immokeks prüft die Summen, schlägt je Nutzer Wohnung und Mietvertrag vor und übernimmt nach deiner Prüfung die Beträge je Nutzer in die Nebenkostenabrechnung. Jeder Mieter sieht im PDF nur seine eigene Zeile.
CO₂-Kosten nach dem Stufenmodell
Für Abrechnungszeiträume ab 2023 teilt das CO2KostAufG die CO₂-Kosten von Öl, Gas und Fernwärme zwischen dir und deinen Mietern auf. Du trägst Ausstoß und CO₂-Kosten von der Brennstoffrechnung ein; Immokeks rechnet kg CO₂ je m² Wohnfläche und Jahr, wählt die Stufe und zieht deinen Anteil bei jedem Mieter ab.
- Abweichender Anteil je Einheit mit Begründung, etwa bei Gewerbe oder Denkmalschutz.
- Teilt der Messdienst die CO₂-Kosten schon auf, übernimmt Immokeks seine Aufteilung und sperrt eine zweite.
- Im PDF: Ausstoß, Fläche, kg je m², Stufe, dein Anteil in Prozent und in Euro.
| kg CO₂ je m² und Jahr | Anteil Vermieter | Anteil Mieter |
|---|---|---|
| unter 12 kg | 0 % | 100 % |
| 12 bis unter 17 kg | 10 % | 90 % |
| 17 bis unter 22 kg | 20 % | 80 % |
| 22 bis unter 27 kg | 30 % | 70 % |
| 27 bis unter 32 kg | 40 % | 60 % |
| 32 bis unter 37 kg | 50 % | 50 % |
| 37 bis unter 42 kg | 60 % | 40 % |
| 42 bis unter 47 kg | 70 % | 30 % |
| 47 bis unter 52 kg | 80 % | 20 % |
| ab 52 kg | 95 % | 5 % |
Vermietete Eigentumswohnung
Dein Agent liest die Hausgeldabrechnung der WEG-Verwaltung mit allen Positionen. Immokeks ordnet sie den Kostenarten zu, lernt die Zuordnung je Verwaltung für das nächste Jahr und lässt Erhaltungsrücklage, Instandhaltung, Verwaltervergütung, Rechts- und Bankkosten nie umlegen. Kosten, die du selbst zahlst, etwa die Grundsteuer, kommen aus deinen gebuchten Rechnungen dazu.
Frist und Vorjahr
Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach dem Abrechnungszeitraum beim Mieter sein (§ 556 Abs. 3 BGB). Immokeks zeigt die Frist bei jeder Abrechnung und setzt nach Ablauf keine Nachzahlung mehr an; dass du eine Verspätung nicht zu vertreten hast, bildet es nicht ab. Der Vergleich mit der letzten Abrechnung markiert Kostenarten, die um 20 % oder mehr gestiegen sind, neu sind oder fehlen. Nach dem Versand schlägt Immokeks neue Vorauszahlungen vor (§ 560 Abs. 4 BGB), auf ganze Euro und ohne Zuschlag.
Was du freigibst
Diese Schritte führt Immokeks erst aus, wenn du sie in der Web-App freigibst (innerhalb von 30 Minuten nach der Anfrage deines Agenten). Ausnahme: ein Token mit „Vollzugriff ohne Freigabe“, den nur du als Kontoinhaber erstellen kannst; dann bekommst du nach jedem Schritt eine Hinweis-Mail.
Die Abrechnung abschließen
finalize_settlementDie PDFs erzeugen und per E-Mail versenden oder als versendet markieren
generate_settlement_statementssend_settlement_statements_by_emailmark_settlement_sentEine Abrechnung stornieren oder einen Entwurf löschen
reverse_settlementdelete_settlement_draft
Berechnen, als geprüft markieren, eine Messdienst-Abrechnung übernehmen und neue Vorauszahlungen eintragen darf dein Agent schon mit dem Recht „schreiben“. Was du ihm davon erlaubst, legst du beim Verbinden fest.
Was Immokeks nicht macht
- Briefversand per Post ist geplant. Bis dahin lädst du die PDFs herunter, verschickst sie selbst und trägst das Versanddatum ein.
- Keine monatliche Verbrauchsinformation nach § 6a HeizkostenV; sie kommt bei fernablesbaren Geräten in der Regel vom Messdienst.
- Bei einem Mieterwechsel ohne Zwischenablesung rechnet Immokeks die Zählerstände nach Tagen und warnt; Gradtagszahlen (§ 9b HeizkostenV) nutzt es nicht.
- Höchstens zwölf Monate je Abrechnung. Eine Warmwasseranlage mit eigenem Brennstoff, getrennt von der Heizung, ist nicht abgebildet.
- Messdienst-Abrechnungen nur als PDF, das dein Agent liest; kein Datenaustausch mit dem Messdienst.
- Die Prüfung folgt festen Regeln und ist in der Beta. Die Abrechnung verantwortest du; Immokeks ist keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Kostet die Nebenkostenabrechnung extra?
Nein. Sie gehört zu den Verwaltungsfunktionen, die 0 € kosten, ohne Preis je Einheit und ohne Zusatzpaket. Was andere Anbieter dafür berechnen, steht im Vergleich.
Welche Umlageschlüssel gibt es?
Wohnfläche, Nutzfläche, beheizte Fläche, Wohneinheiten, Personen, Personentage, Verbrauch, Miteigentumsanteile, eigene Anteile und feste Beträge je Einheit. Ohne Vereinbarung gilt die Wohnfläche, für Kosten mit erfasstem Verbrauch der Verbrauch (§ 556a Abs. 1 BGB); Immokeks warnt, wenn ein Schlüssel nicht zum Mietvertrag passt.
Wie rundet Immokeks?
Jede Kostenart wird mit exakten Brüchen verteilt und nur einmal auf Cent gerundet. Restcents gehen an die größten Rundungsreste, damit die Anteile genau die Gesamtkosten ergeben. Jeden Betrag kannst du dir mit Rechenweg erklären lassen.
Was passiert, wenn die Frist abläuft?
Immokeks zeigt bei jeder Abrechnung die Frist nach § 556 Abs. 3 BGB. Geht die Abrechnung nach Fristablauf hinaus, setzt Immokeks Nachzahlungen nicht mehr an; Guthaben bleiben bestehen. Hast du die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB), bildet Immokeks das nicht ab.
Geht das auch für eine vermietete Eigentumswohnung?
Ja. Dein Agent liest die Hausgeldabrechnung der WEG-Verwaltung, Immokeks ordnet die Positionen zu und lässt Rücklage, Instandhaltung und Verwaltervergütung draußen. Daraus entsteht die Abrechnung für deinen Mieter, ergänzt um Kosten wie die Grundsteuer aus deinen eigenen Rechnungen.
Brauche ich dafür einen Agenten?
Für die Abrechnung selbst nicht: Positionen, Schlüssel, Prüfung, PDF und Versand gehen in der Web-App. Die Heizkostenabrechnung eines Messdienstes übernimmt Immokeks je Nutzer aber nur, wenn dein Agent sie gelesen hat; ohne Agent trägst du feste Heizkosten je Wohnung ein.
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