Heiz­kosten­abrechnung nach der HeizkostenV

Wann die HeizkostenV gilt

• Für zentrale Heizungs- und Warmwasseranlagen und für gelieferte Wärme, etwa Fernwärme, wenn mehrere Wohnungen versorgt werden (§ 1 HeizkostenV).
• Hat jede Wohnung eine eigene Gastherme mit eigenem Gasvertrag, gilt sie nicht. Die Wartung der Therme kann trotzdem eine Betriebskostenart sein (§ 2 Nr. 4 d BetrKV).
• In einem Haus mit höchstens zwei Wohnungen, von denen du eine selbst bewohnst, dürft ihr etwas anderes vereinbaren, etwa eine Pauschale (§ 2 HeizkostenV).
• Weitere Ausnahmen, etwa wenn die Erfassung unverhältnismäßig teuer wäre, stehen in § 11 HeizkostenV.

Verbrauch erfassen

• Den Verbrauch jeder Wohnung erfassen Heizkostenverteiler oder Wärmezähler an der Heizung und Warmwasserzähler (§§ 4 und 5 HeizkostenV).
• Neu eingebaute Geräte müssen seit dem 1. Dezember 2021 fernablesbar sein. Ältere Geräte, die sich nicht aus der Ferne ablesen lassen, müssen bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ersetzt werden (§ 5 Abs. 2 HeizkostenV).
• Das Ergebnis der Ablesung soll dein Mieter in der Regel innerhalb eines Monats bekommen (§ 6 Abs. 1 HeizkostenV).
• Zieht ein Mieter aus, lässt du zwischendurch ablesen (§ 9b HeizkostenV). Ohne Zwischenablesung wird der Verbrauch nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig aufgeteilt.
• Den Verbrauchsanteil legst du fest. Ändern darfst du ihn nur zum Beginn eines Abrechnungszeitraums, etwa in den ersten drei Abrechnungszeiträumen oder nach einer Sanierung, die dauerhaft Heizenergie spart (§ 6 Abs. 4 HeizkostenV).

50 bis 70 % nach Verbrauch

• Von den Heizkosten verteilst du mindestens 50 und höchstens 70 % nach dem erfassten Verbrauch, den Rest nach Wohn- oder Nutzfläche oder nach dem umbauten Raum (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Für Warmwasser gilt dasselbe, der Rest nach Fläche (§ 8 Abs. 1).
• 70 % sind Pflicht in Gebäuden, die den Wärmeschutz der Verordnung von 1994 nicht erreichen, mit Öl- oder Gasheizung und überwiegend gedämmten Leitungen (§ 7 Abs. 1 S. 2 HeizkostenV).
• Zu den Heizkosten gehören Brennstoff und Lieferung, Betriebsstrom, Bedienung, Wartung und Reinigung der Anlage, die Messungen des Schornsteinfegers, die Miete der Messgeräte und die Kosten des Messdienstes (§ 7 Abs. 2 HeizkostenV).
• Reparaturen der Heizung gehören nicht dazu; sie sind Instandsetzung und bleiben bei dir.

Heizung und Warmwasser aus einer Anlage

Erzeugt eine Anlage die Wärme für Heizung und Warmwasser, trennst du die Kosten zuerst (§ 9 HeizkostenV). Die Wärmemenge für das Warmwasser misst seit 2014 ein Wärmezähler. Ihr Anteil am gesamten Energieverbrauch ist der Anteil des Warmwassers an den Kosten.

Nur wenn ein Wärmezähler unverhältnismäßig teuer wäre, rechnest du mit einer Formel: 2,5 kWh je m³ Warmwasser und Grad über 10 °C. Bei Gas, das nach Brennwert abgerechnet wird, kommt der Faktor 1,11 dazu. Ist auch die Wassermenge unbekannt, setzt du 32 kWh je m² Wohnfläche im Jahr an.

Beispiel: drei Wohnungen, Gas für Heizung und Warmwasser

Ein Haus mit drei Wohnungen (48, 64 und 88 m², zusammen 200 m²), eine Gasheizung für Heizung und Warmwasser, Abrechnungsjahr 2025. Die Heizkosten betragen zusammen 4.500,00 €: Gas, Betriebsstrom, Wartung, Gerätemiete und Messdienst.

Laut Gasrechnung hat die Anlage 36.000 kWh verbraucht, der Wärmezähler für das Warmwasser zeigt 6.480 kWh. 18 % der Kosten sind also Warmwasser (810,00 €), der Rest Heizung (3.690,00 €). Beide Teile verteilst du zu 70 % nach Verbrauch: die Heizung nach 1.940, 3.110, 4.950 Einheiten der Heizkostenverteiler, das Warmwasser nach 14, 25, 33 m³ der Warmwasserzähler.

Jeder Teil wird einmal auf den Cent gerundet; ein Restcent geht an die Wohnung mit dem größten Rundungsrest, bei Gleichstand an die erste. So ergeben die Anteile genau die Heizkosten.

Ohne Wärmezähler käme die Formel auf 2,5 × 72 m³ × (60 − 10) = 9.000 kWh, mit dem Brennwert-Faktor 9.990 kWh. Das sind 27,75 % statt 18 %: Das Warmwasser bekäme 1.248,75 € statt 810,00 €, und Wohnungen mit viel Warmwasser zahlten mehr.

Was dein Mieter kürzen darf

• Rechnest du entgegen der Verordnung nicht nach Verbrauch ab, darf dein Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Im Beispiel trüge Wohnung 2 nach Fläche allein 1.440,00 €; gekürzt zahlt sie 1.224,00 €.
• Fehlen fernablesbare Geräte, obwohl sie Pflicht sind, oder die Verbrauchsinformationen nach § 6a, darf er um 3 % kürzen. Für Wohnung 2 wären das 42,97 €.
• Fällt ein Gerät aus, schätzt du den Verbrauch aus früheren Zeiträumen oder vergleichbaren Räumen (§ 9a HeizkostenV). Betrifft das mehr als ein Viertel der Fläche, verteilst du nur nach Fläche, ohne Kürzung.

Monatliche Verbrauchs­information

Sind fernablesbare Geräte eingebaut, bekommen deine Mieter seit 2022 jeden Monat eine Information über ihren Verbrauch, per Post, E-Mail oder in einem Portal (§ 6a HeizkostenV). Sie zeigt den Verbrauch des letzten Monats und Vergleiche mit dem Vormonat, dem Vorjahresmonat und einem durchschnittlichen Nutzer.

Auch die Jahresabrechnung braucht zusätzliche Angaben, etwa zum Brennstoffmix, zu den Steuern und Abgaben und zu Stellen für Beschwerden und Streitschlichtung. Beides übernimmt in der Regel der Messdienst.

Mit Messdienst: so übernimmt Immokeks die Zahlen

Die meisten Vermieter lassen Geräte, Ablesung und Verteilung von einem Messdienst erledigen. Du schickst ihm die Heizkosten des Jahres; er verteilt sie nach den Ablesewerten und schickt eine Gesamtabrechnung und eine Einzelabrechnung je Nutzer. Diese Beträge gehören in deine Nebenkostenabrechnung.

• Kostenaufstellung für den Messdienst: Immokeks stellt die gebuchten Heizkosten des Zeitraums nach den Kostengruppen der HeizkostenV zusammen, mit Fläche und Mieterwechseln je Wohnung, als PDF oder CSV und ohne Namen deiner Mieter.
• Abrechnung des Messdienstes übernehmen: Dein Agent liest das PDF mit Gesamtabrechnung und Nutzerliste. Immokeks prüft die Summen, ordnet jeden Nutzer einer Wohnung und einem Mietvertrag zu und übernimmt nach deiner Prüfung die Beträge je Nutzer. Jeder Mieter sieht im PDF nur seine eigene Zeile.
• Prüfungen: Immokeks vergleicht die Kosten des Messdienstes mit deinen gebuchten Heizrechnungen und erinnert an die monatliche Verbrauchsinformation bei fernablesbaren Geräten.
• Ohne Messdienst verteilt Immokeks selbst wie im Beispiel: nach Verbrauch und Fläche, Warmwasser nach § 9 mit Wärmezähler oder Formel, Öl und Pellets nach dem Tankbestand.
• Was fehlt: Die monatliche Verbrauchsinformation erstellt Immokeks nicht, Gradtagszahlen beim Mieterwechsel ohne Zwischenablesung nutzt es nicht, und mit dem Messdienst tauscht es nur Dateien aus. Ohne Agent trägst du feste Heizkosten je Wohnung ein.

Quellen

• § 1 HeizkostenV (Anwendungsbereich) (öffnet in neuem Tab)
• § 2 HeizkostenV (Vorrang vor Vereinbarungen) (öffnet in neuem Tab)
• § 5 HeizkostenV (Ausstattung zur Verbrauchserfassung) (öffnet in neuem Tab)
• § 6 HeizkostenV (Pflicht zur verbrauchsabhängigen Kostenverteilung) (öffnet in neuem Tab)
• § 6a HeizkostenV (Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen) (öffnet in neuem Tab)
• § 7 HeizkostenV (Verteilung der Kosten der Heizung) (öffnet in neuem Tab)
• § 8 HeizkostenV (Verteilung der Kosten des Warmwassers) (öffnet in neuem Tab)
• § 9 HeizkostenV (Verbundene Anlagen) (öffnet in neuem Tab)
• § 9a HeizkostenV (Kostenverteilung in Sonderfällen) (öffnet in neuem Tab)
• § 9b HeizkostenV (Nutzerwechsel) (öffnet in neuem Tab)
• § 11 HeizkostenV (Ausnahmen) (öffnet in neuem Tab)
• § 12 HeizkostenV (Kürzungsrecht) (öffnet in neuem Tab)

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