Umlage­fähige Nebenkosten: was du umlegen darfst

Was Betriebskosten sind

Betriebskosten sind die Kosten, die dir als Eigentümer durch das Grundstück oder den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen (§ 1 Abs. 1 BetrKV). Laufend heißt wiederkehrend; auch Kosten, die nur alle paar Jahre anfallen, können dazugehören. Einmalige Anschaffungen gehören nicht dazu.

Erledigst du etwas selbst, etwa die Gartenpflege, darfst du ansetzen, was ein Unternehmen dafür verlangen würde, aber ohne dessen Umsatzsteuer (§ 1 Abs. 1 S. 2 BetrKV).

• Umlegen darfst du nur, was im Mietvertrag vereinbart ist. Ein Verweis auf § 2 BetrKV genügt für die Kostenarten Nr. 1 bis 16; sonstige Betriebskosten (Nr. 17) musst du einzeln benennen.
• Ihr vereinbart Vorauszahlungen, über die du jährlich abrechnest, oder eine Pauschale ohne Abrechnung. Vorauszahlungen dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden (§ 556 Abs. 2 BGB).
• Es gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit (§ 556 Abs. 3 S. 1 BGB). Beauftragst du ohne Not einen deutlich teureren Dienst, kann es sein, dass du die Mehrkosten selbst trägst.

Die 17 Kostenarten aus § 2 BetrKV

• Nr. 1 Laufende öffentliche Lasten: vor allem die Grundsteuer.
• Nr. 2 Wasserversorgung: Wassergeld, Grundgebühren, Miete und Eichung der Wasserzähler, ihre Ablesung und Abrechnung.
• Nr. 3 Entwässerung: Gebühren für Schmutz- und Niederschlagswasser.
• Nr. 4 bis 6 Heizung und Warmwasser aus einer zentralen Anlage, aus Fernwärme oder einer verbundenen Anlage. Hier geht die Heizkostenverordnung vor.
• Nr. 7 Aufzug: Betriebsstrom, Beaufsichtigung, Pflege, regelmäßige Prüfung, Wartung und Reinigung, aber keine Reparaturen.
• Nr. 8 Straßenreinigung und Müllbeseitigung: die Gebühren der Gemeinde oder des Entsorgers, auch für Müllschlucker oder Müllschleusen.
• Nr. 9 Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung: Treppenhaus, Keller, Waschküche, Aufzug.
• Nr. 10 Gartenpflege: Rasen, Hecken, Ersatz von Pflanzen, Spielplatzsand, Zugänge und Zufahrten.
• Nr. 11 Beleuchtung: Strom für die Außenbeleuchtung und die gemeinsam genutzten Räume (Allgemeinstrom).
• Nr. 12 Schornsteinreinigung: Kehr- und Messgebühren, soweit sie nicht schon bei der Heizung stehen.
• Nr. 13 Sach- und Haftpflichtversicherung: das Gebäude gegen Feuer, Sturm, Wasser und weitere Elementarschäden, Glas, die Haftpflicht für Gebäude, Öltank und Aufzug.
• Nr. 14 Hauswart: Vergütung und Sozialbeiträge, aber ohne Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen und Hausverwaltung.
• Nr. 15 Antenne, Kabel und Glasfaser: seit dem 1. Juli 2024 nur noch der Betrieb einer Glasfaser-Verteilanlage im Haus, Antenne und Kabelfernsehen nicht mehr (siehe unten).
• Nr. 16 Wäschepflege: Strom, Wasser, Pflege und Prüfung der gemeinsamen Waschmaschinen und Trockner.
• Nr. 17 Sonstige Betriebskosten: laufende Kosten, die oben nicht stehen, etwa die Wartung von Rauchwarnmeldern oder die Prüfung von Feuerlöschern. Sie müssen im Mietvertrag einzeln genannt sein.

Was du nicht umlegen darfst

• Verwaltungskosten: Hausverwaltung, Kontoführung, Porto, Software, Steuerberatung und deine eigene Zeit für die Verwaltung (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV).
• Instandhaltung und Instandsetzung: jede Reparatur, auch am Aufzug, an der Heizung oder an der Haustür (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV). Die Wartung ist umlagefähig, die Reparatur danach nicht.
• Bei einer Eigentumswohnung die Zuführung zur Erhaltungsrücklage und die Vergütung der WEG-Verwaltung.
• Finanzierung und eigene Absicherung: Kreditzinsen, Bankgebühren, eine Mietausfall- oder Rechtsschutzversicherung.
• Anschaffungen wie neue Mülltonnen oder Rauchwarnmelder. Auch die Miete für Rauchwarnmelder darfst du nach dem Bundesgerichtshof nicht umlegen (BGH, VIII ZR 379/20).
• Leerstand: Den Anteil einer leeren Wohnung trägst du. Die anderen Mieter zahlen deshalb nicht mehr.
• Antenne und Kabelfernsehen: Den Betrieb einer Gemeinschaftsantenne und die Gebühren eines Kabel-TV-Anschlusses darfst du seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr umlegen. Für ein neues Glasfasernetz im Haus gibt es unter engen Voraussetzungen ein Bereitstellungsentgelt (§ 72 TKG).

Gemischte Rechnungen aufteilen

Viele Rechnungen enthalten beides. Der Hauswart mäht den Rasen und tauscht ein Türschloss, der Wartungsvertrag der Heizung enthält eine Pauschale für Kleinreparaturen. Den Teil für Reparatur und Verwaltung ziehst du ab, bevor du verteilst, und erklärst in der Abrechnung, wie viel du abgezogen hast.

• Bitte Hauswart und Wartungsfirma, umlagefähige und andere Arbeiten getrennt abzurechnen, oder lass dir eine Aufstellung der Stunden geben.
• Musst du schätzen, schreib die Grundlage auf, etwa den Leistungskatalog des Vertrags. Eine Schätzung ohne Grundlage ist angreifbar.
• Betrifft eine Rechnung mehrere Häuser, teilst du sie zuerst nach einem nachvollziehbaren Maßstab auf die Häuser auf.

Welcher Umlage­schlüssel gilt

Habt ihr nichts vereinbart, verteilst du nach dem Anteil der Wohnfläche. Kosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung abhängen, verteilst du danach, etwa Wasser nach Wohnungszählern (§ 556a Abs. 1 BGB).

• Andere Schlüssel wie Personen, Wohneinheiten oder Miteigentumsanteile brauchen eine Vereinbarung.
• Einen vereinbarten Schlüssel darfst du für die Zukunft auf Verbrauch oder Verursachung umstellen, per Erklärung in Textform vor Beginn des Abrechnungszeitraums (§ 556a Abs. 2 BGB).
• Heizung und Warmwasser verteilst du nach der Heizkostenverordnung, zu 50 bis 70 % nach Verbrauch.
• Kosten, die nur eine Wohnung betreffen, etwa die Wartung ihrer Gastherme (§ 2 Nr. 4 d BetrKV), ordnest du dieser Wohnung direkt zu.

Beispiel: ein Jahr Rechnungen sortieren

Ein Haus mit vier Wohnungen (52, 68, 75 und 85 m², zusammen 280 m²), Abrechnungsjahr 2025. Der Mietvertrag verweist auf § 2 BetrKV und nennt die Wartung der Rauchwarnmelder als sonstige Betriebskosten. Laut Vertrag entfallen 20 % der Hauswart-Vergütung auf Reparaturen und Verwaltungsarbeiten.

Von 7.485,10 € sind 6.322,60 € umlagefähig. 1.162,50 € trägst du selbst: den Reparaturanteil des Hauswarts, die Haustür und die Kontoführung. Bei der Steuer zählen sie trotzdem als Werbungskosten.

Der Anteil von Wohnung 2

Wohnung 2 hat 68 von 280 m². Jede Kostenart wird einzeln nach Wohnfläche verteilt und auf den Cent gerundet; Restcents gehen an die Wohnungen mit dem größten Rundungsrest. So ergeben die vier Anteile wieder genau die umlagefähigen Kosten.

Hättest du alle Rechnungen umgelegt, hätte Wohnung 2 282,33 € zu viel bezahlt, und ihr Mieter könnte diesen Betrag beanstanden. Stünde Wohnung 4 das ganze Jahr leer, trügst du ihren Anteil von 1.919,36 € selbst; die anderen drei Wohnungen zahlen dasselbe wie oben.

Kurze Antworten

• Darf ich die Grundsteuer umlegen? Ja, als laufende öffentliche Last (Nr. 1), auch nach der Grundsteuerreform.
• Gehört die Hausratversicherung in die Abrechnung? Nein. Die schließt dein Mieter für seine eigenen Sachen ab.
• Darf mein Mieter die Rechnungen sehen? Ja, er darf die Belege einsehen (§ 259 BGB). Ordne sie deshalb nach Kostenart.
• Und bei einer Eigentumswohnung? Übernimm aus der Hausgeldabrechnung nur die umlagefähigen Positionen mit dem Anteil deiner Wohnung. Die Grundsteuer kommt aus deinem eigenen Bescheid.
• Kann ich vergessene Kosten nachreichen? Nur innerhalb der Abrechnungsfrist von zwölf Monaten (§ 556 Abs. 3 BGB).

Quellen

• § 556 BGB (Vereinbarungen über Betriebskosten) (öffnet in neuem Tab)
• § 556a BGB (Abrechnungsmaßstab) (öffnet in neuem Tab)
• § 259 BGB (Umfang der Rechenschaftspflicht) (öffnet in neuem Tab)
• § 1 BetrKV (Betriebskosten) (öffnet in neuem Tab)
• § 2 BetrKV (Aufstellung der Betriebskosten) (öffnet in neuem Tab)
• § 72 TKG (Glasfaserbereitstellungsentgelt) (öffnet in neuem Tab)

Weitere Ratgeber

• Nebenkostenabrechnung erstellen
• Heizkostenabrechnung nach der HeizkostenV