Neben­kosten­abrechnung: Frist und Zugang

Die Frist berechnen

Die Frist beginnt mit dem Ende des Abrechnungszeitraums, nicht mit der letzten Rechnung und nicht mit dem Auszug eines Mieters. Der Zeitraum ist höchstens zwölf Monate lang (§ 556 Abs. 3 S. 1 BGB) und muss nicht das Kalenderjahr sein.

Zieht ein Mieter im Lauf des Zeitraums aus, bleibt es bei der Frist des Zeitraums. Eine eigene Abrechnung zum Auszug schuldest du nicht; zu Teilabrechnungen bist du nicht verpflichtet (§ 556 Abs. 3 S. 4 BGB).

Zugang: wann die Abrechnung angekommen ist

• Entscheidend ist der Zugang bei deinem Mieter, nicht das Absenden. Ein Brief ist zugegangen, sobald er im Briefkasten liegt und mit dem Leeren zu rechnen ist (§ 130 BGB). Ob dein Mieter ihn liest oder gerade verreist ist, spielt keine Rolle.
• Wirf die Abrechnung nicht erst am Abend des letzten Tages ein. Nach den üblichen Leerungszeiten gilt sie oft erst am nächsten Tag als zugegangen.
• Verzögert sich die Post oder geht der Brief verloren, ist das dein Risiko. Der Bundesgerichtshof rechnet dir die Post als Erfüllungsgehilfin zu (§ 278 BGB, BGH VIII ZR 107/08).
• Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Per E-Mail geht es, wenn dein Mieter mit dir per E-Mail korrespondiert; beweisen musst du den Zugang auch dann.

So beweist du den Zugang

• Bote: Eine Person, die den Inhalt kennt, wirft den Umschlag ein und notiert Datum und Uhrzeit. Sie kann es später bezeugen.
• Persönliche Übergabe: Lass dir den Empfang auf einer Kopie mit Datum bestätigen.
• Einwurf-Einschreiben: Hebe Einlieferungs- und Auslieferungsbeleg auf; der Sendungsstatus im Internet allein reicht nicht immer. Es belegt den Einwurf, nicht den Inhalt des Umschlags.
• Übergabe-Einschreiben: eher ungünstig. Holt dein Mieter es nicht ab, ist es nicht zugegangen.
• E-Mail: Bitte um eine kurze Bestätigung und bewahre sie auf.
• Behalte eine Kopie der Abrechnung mit allen Anlagen, so wie du sie verschickt hast.

Was nach Ablauf der Frist gilt

• Eine Nachzahlung kannst du nicht mehr verlangen (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB). Ein Guthaben zahlst du aus, egal wie spät die Abrechnung kommt.
• Eine Abrechnung, die zwar rechtzeitig kam, aber formell unwirksam war, etwa ohne Umlageschlüssel, wahrt die Frist nicht. Inhaltliche Fehler kannst du auch später korrigieren, nach Ablauf der Frist aber nur zugunsten deines Mieters.
• Ausnahme: Du hast die Verspätung nicht zu vertreten, etwa weil die Gemeinde die Grundsteuer rückwirkend erhöht. Dann rechnest du zeitnah nach, nach dem Bundesgerichtshof innerhalb von drei Monaten, nachdem du davon erfahren hast (BGH VIII ZR 220/05).
• Dass die Jahresabrechnung deiner Eigentümergemeinschaft noch fehlt, ist für sich allein kein Grund für eine Verspätung (BGH VIII ZR 249/15). Rechne mit den Belegen ab, die du hast.

Wenn gar keine Abrechnung kommt

• Dein Mieter kann die Abrechnung einklagen. Im laufenden Mietverhältnis darf er weitere Vorauszahlungen zurückhalten, bis sie kommt.
• Ist das Mietverhältnis beendet, kann er nach dem Bundesgerichtshof die Vorauszahlungen des Zeitraums zurückverlangen (BGH VIII ZR 57/04).

Die Frist deines Mieters

Einwände gegen die Abrechnung muss dein Mieter bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang erheben (§ 556 Abs. 3 S. 5 und 6 BGB). Geht die Abrechnung 2025 am 28.12.2026 zu, läuft seine Frist bis in den Dezember 2027. Danach kann er nichts mehr einwenden, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Bis dahin darf er die Belege einsehen (§ 259 BGB). Bewahre Rechnungen und Rechenweg deshalb mindestens so lange geordnet auf.

Beispiel: vier Tage zu spät

Abrechnungsjahr 2025, Frist 31.12.2026. Zwei Wohnungen haben je 12 × 100,00 € vorausgezahlt. Du gibst die Abrechnungen am 30.12.2026 zur Post. Kommen sie am 28.12.2026 an, wäre alles in Ordnung; tatsächlich werden sie erst am 04.01.2027 zugestellt.

Die vier Tage kosten dich die Nachzahlung von Wohnung 1, 186,40 €. Das Guthaben von Wohnung 2 zahlst du in beiden Fällen aus. Hättest du die Briefe eine Woche früher verschickt oder selbst eingeworfen, wäre nichts verloren.

Kurze Antworten

• Reicht der Poststempel vom letzten Tag? Nein. Es zählt, wann die Abrechnung ankommt, nicht wann du sie abschickst.
• Darf ich einwerfen, obwohl mein Mieter verreist ist? Ja. Die Abrechnung ist trotzdem zugegangen, sobald mit dem Leeren des Briefkastens zu rechnen ist.
• Mein Mieter ist ausgezogen. Verlängert sich die Frist? Nein. Schick die Abrechnung an seine neue Anschrift; frag sie beim Auszug ab und halte sie im Übergabeprotokoll fest.
• Mir fehlt noch eine Rechnung. Was tun? Fordere sie an und rechne trotzdem rechtzeitig ab. Kosten, die du ohne eigenes Verschulden erst später kennst, rechnest du zeitnah nach.
• Können wir eine längere Frist vereinbaren? Nein. Vereinbarungen zum Nachteil des Mieters sind unwirksam (§ 556 Abs. 4 BGB).
• Gilt die Frist auch für eine Pauschale? Nein. Über eine Betriebskostenpauschale rechnest du nicht ab.

Checkliste

• Frist für jeden Abrechnungszeitraum notieren, mit einer Erinnerung drei Monate vorher.
• Belege früh sammeln und fehlende Rechnungen bei Versorgern und Dienstleistern anfordern.
• Abrechnung mindestens eine Woche vor Fristende verschicken, besser selbst einwerfen oder per Boten.
• Zugang dokumentieren und eine Kopie aufbewahren.
• Einwände deines Mieters beantworten und die Belege zur Einsicht bereithalten.

Quellen

• § 556 BGB (Vereinbarungen über Betriebskosten) (öffnet in neuem Tab)
• § 130 BGB (Wirksamwerden der Willenserklärung) (öffnet in neuem Tab)
• § 259 BGB (Umfang der Rechenschaftspflicht) (öffnet in neuem Tab)
• § 278 BGB (Verantwortlichkeit für Dritte) (öffnet in neuem Tab)

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